Depuis la publication du 30 mars 2001, le gouvernement a pu générer en ligne des documents Word officiels (par exemple, des certificats notariaux ou des documents de citoyenneté) et vérifier leur identité en joignant une signature numérique. Afin de rendre chaque fichier légal et incontesté, chaque signature doit être authentifiée. Alors, que doit-on faire lorsque le document officiel à signer est au format Word ? Quelles sont les différences de niveaux de sécurité ?
Qu’est-ce qu’une signature électronique ?
Les signatures électroniques sont des documents numériques et des signatures manuscrites des documents papier. Plus précisément, il vous permet de donner votre consentement et d’être lié par le document signé. Pour cela, il existe un logiciel approprié qui utilise certaines techniques cryptographiques. Vous pouvez signer tous types de documents tels que Word, PDF, JPEG ou XML. Une signature word électronique de mots a une réelle valeur juridique et donc prometteuse pour vous. Si le document peut être conservé de manière à garantir la sécurité et l’intégrité du document, il peut servir de preuve en cas de litige ou de contrôle, donc voir ici comment signer un document word ?
Il existe 3 méthodes comme :
Insérer une signature
Si vous avez la routine d’imprimer des documents, vous pouvez dire que c’est la solution la plus simple et la plus rapide. La ligne de signature électronique d’un document Word ajoutera de l’espace dans le document pour que vous puissiez signer le document imprimé.
- Démarrez Word et ouvrez le document que vous souhaitez signer. Cliquez sur la section d’insertion.
- Dans l’onglet ruban, cliquez sur l’icône dans le coin supérieur droit de la section « Texte ».
- Dans la fenêtre « Configuration de la signature », remplissez les champs d’information utile : nom et prénom du signataire, fonction/titre, etc. Cliquez sur OK pour ajouter une ligne de signature.
- Une zone de signature apparaît dans le document. Vous pouvez le placer n’importe où dans votre document. Vous pouvez ensuite imprimer le document ou l’enregistrer sous docx pour incorporer des signatures numériques.
Intégrer une signature digitale
Pour insérer votre signature électronique Word à un document, vous devez inclure la ligne de signature comme décrite à la phase ci-dessus.
- Ouvrez le dossier où est installé votre Word.
- Recherchez le logiciel Selfcert.exe, puis double-cliquez pour l’ouvrir.
- Entrez le nom du certificat et cliquez sur OK.
- Revenez ensuite à votre Word et double-cliquez sur la ligne de signature.
- Dans l’onglet de signature, ajoutez votre nom et cliquez sur « Signer ».
La signature word certifiée sera ajoutée à la ligne de signature. Veuillez noter que si vous modifiez le document après la signature, la signature électronique ne sera plus valide et vous devrez le signer à nouveau.
Signature manuscrite intégrée
Vous pouvez facilement utiliser des signatures manuscrites dans des documents Word. Il vous suffit d’obtenir une copie électronique sous forme de fichiers images, de photos ou de numérisations sur votre ordinateur ou sur un support de stockage.
- Ouvrez votre document Word et double-cliquez sur la ligne de signature.
- Dans l’onglet de signature, cliquez sur « Sélectionner une image ».
- Dans le menu « Insérer une image », cliquez sur « À partir du fichier », puis sélectionnez l’image sur le disque dur.
- Après avoir ajouté l’image, cliquez sur « Signer » dans l’onglet de signature.
Votre image de signature sera éventuellement insérée dans votre document.
Documents de la signature informatisé de mots avec effet juridique
Lorsque l’agent administratif en charge signe le document, le document est un document officiel. Pour les documents Word en ligne, les signatures électroniques ont une valeur juridique, tout comme les signatures manuscrites. Cependant, sa certification peut encore devoir être discutée, surtout si le document peut être modifié par un tiers. L’utilisation d’un logiciel de signature électronique de texte peut garantir l’intégrité du document et identifier parfaitement l’auteur de chaque paraphe informatisé. Pour être précis, cette technologie utilise généralement une combinaison de cryptage et d’authentification SMS. Il doit également être conforme à la réglementation eIDAS.
Les indications de la signature informatisé de texte
Afin d’éviter de remettre en question les documents numériques officiels, les signatures électroniques de texte doivent répondre aux exigences suivantes :
- Est authentique : l’identité du signataire doit être incontestée via le certificat d’authenticité
- Tamper proof : La signature est exécutée conformément à un protocole de haute sécurité pour la rendre conforme et immuable
- Irrévocable : la signature collée ne sera jamais remise en question
- Honnête : après signature, le document ne peut pas être modifié
- Unique : la signature ne peut être utilisée qu’une seule fois.
Trois niveaux de sécurité fournis par eIDAS
eIDAS définit les 3 degrés de signature dans sa réglementation :
- La signature word numérique simple de mot : peut-être une signature numérique manuscrite ou une case à cocher. Cette fonctionnalité peut être étendue en envoyant un code SMS pour vérifier l’identité du signataire.
- Signature numérique avancée : elle est clairement associée au signataire et peut être identifiée à l’aide de techniques de vérification plus sophistiquées. Les moyens utilisés par le signataire sous son contrôle exclusif peuvent également effectuer la procédure. Enfin, il est étroitement lié aux données saisies dans le document, de sorte que toute modification qui y est apportée peut être immédiatement détectée.
- Signature électronique qualifiée : Il s’agit d’une signature électronique avancée, mais sa création nécessite l’utilisation d’un système qui nécessite un certificat électronique qualifié délivré par un organisme accrédité conforme à la norme ISO 15408.